Per a algú com jo, que normalment acostuma a estar bastant despistat (o molt despistat, m’atreviria a dir), trobar una eina o un conjunt d’eines que em permetin portar un control de la meva feina i de les tasques que he de fer, ja sigui a la feina com a casa o a les meves “activitats extraescolars” (activitat política a Pirates, o activitat a l’AMPA del Montfalgars), és primordial. De fet, des de fa ja temps que li vaig donant voltes a implementar algun dels sistemes que darrerament d’han posat més de moda en aquests àmbits, de sobre coneguts i provats. I en aquest post, més que explicar de què va cadascun dels sistemes, sí vull compartir la meva experiència a l’hora de portar-los a terme.
Get Things Done (GTD)
Aquest és un dels sistemes d’organització de la feina més populars que conec. Creat per David Allen pels voltants de 2002, ofereix una metodologia d’organització basada en pasos senzills, abocats a agrupar les tasques a fer seguint cinc passos concrets (recol·lectar, processar, organitzar, planificar i fer). Aquest sistema et recomana que ajuntis tots els teus inputs diaris (trucades, emails, converses, etc…) i les processis a l’inici o al final de la jornada laboral per classificar-les en diverses muntanyetes, depenent de si les pots fer en menys de dos minuts, si et cal més temps, si no depèn de tu, etc…
Aquesta definició és una mica matussera, ho reconec, però el que volia exposar és que per mi és un sistema de treball que no m’acaba de funcionar. Molts cops el procés de determinar si una tasca em pertoca o no, o si puc fer una tasca en dos minuts, resulta en un fracàs: bàsicament si m’entra una tasca és perquè l’he de fer jo, i pràcticament res del que faig dura menys de dos minuts.
El mètode GTD, a la Wikipedia (en anglès).
Kanban
Aquest mètode ja m’agrada una mica més. es tracta d’agrupar les tasques en tres llistes bàsiques: tasques per fer, tasques en procés, i tasques acabades. La gràcia del mètode, que en un principi estava dissenyat per a pissarres (kanban en japonès vol dir pissarra), radicava en l’ús de post-its, que podies anar movent d’una columna cap a una altra, amb la condició que no ho pots moure cap a enrere, és a dir, de la columna de “en procés” només pots moure un ítem a “acabades”, mai en sentit contrari.
Aquest sistema a mi personalment ja m’agrada més, perquè em permet tenir una visió més global de les tasques que he de fer i del seu estat, sobretot en el cas de tasques que s’allarguen en el temps. Tot i això, és un sistema que veia poc factible degut a que ni a la feina ni a casa disposava d’una pissarra que no només em permetés portar un control de les meves tasques, sinó que a més em permetés compartir els meus “achievements” amb els meus jefes.
El mètode Kanban, a la Wikipèdia (també en anglès).
Trello
I aquí és on entra Trello, una aplicació web (que també versió app per a Android i iOs) que permet crear pissarres virtuals amb tantes llistes com calgui, que es poden omplir amb el que ells anomenen targetes, i que no deixen de ser fitxes on un hi pot anotar el que calgui, crear llistats d’elements en forma de checklists, posar-hi documents adjunts que provinguin de Dropbox o Google Drive, i fins i tot etiquetar-ho amb colors.
Però no només això: puc incloure gent a les meves pissarres o crear pissarres col·laboratives amb diverses persones, amb les quals puc tenir un projecte en comú, i assignar-los tasques determinades. Puc posar venciments a les tasques i crear un calendari (compatible amb qualsevol calendari que accepti iCal) amb els venciments de les mateixes, i fins i tot puc activar l’opció de votació per permetre als meus col·laboradors votar per les tasques més o menys urgents.
Aquí teniu un tutorial en castellà sobre Trello de la Universitat de València:
En definitiva
Al final li he donat una oportunitat a un sistema basat bàsicament en Kanban + Trello, amb una petita variació inspirada en GTD com és la inclusió d’una columna específica de tasques “aturades”, és a dir, tasques que no estan acabades però que necessiten d’una aprovació o d’una feina exterior. De moment el que he guanyat és tenir una foto de les tasques que he de fer en un futur proper sempre present al meu escriptori i a la tablet, de manera que quan entro a la feina i quan en surto puc veure què em queda per fer i, sobretot, què he fet ja. Que això dóna gustet el divendres quan acabes la setmana.
I vosaltres, feu servir algun d’aquests mètodes per organitzar-vos? O sou d’un altre mètode? Va, expliqueu-mo a comentaris!
Fa tres anys que estic amb el GTD. Com bé dius son 5 pasos bàsics, pero després entren els contexts de les tasques i l’organització per projectes. A mi em va prou bé. El que més em va costar es agafar l’hàbit de gestionar-me amb un sistema concret. Ara es bàsic per mi tenir aquest sistema.
Molt ingressant el Trello. Donarè un cop d’ull. Gràcies Enric. 😉
De res, amic LLuís! Un plaer veure’t per aquí!
Jo visc en un món ple d’entropia on no faig cas ni del Google calendar. Però fa temps que busco un sistema per organitzar-me les tasques. Em penso que provaré aquest Trello que expliques combinant-lo amb una kanban autèntica penjada al costat del PC. Una blocada ben interessant.
Jo crec que al final cadascú s’agafa el sistema que més li convé i l’acaba adaptant a les seves necessitats. El que jo faig servir no és ni una Kanban ni un GTD purs, si nó una mescla una mica sui generis dels dos. De moment m’està anant bastant bé, em manté organitzat i començo a tenir la sensació de que arribaré als deadlines que m’han marcat des de dalt. Salut, senyor Sedierta!
El Trello és una eina molt interessant, però té una mancança per mi. No està en català. Els hi vaig escriure per saber si tenien pensat incloure el català en un futur, i em van contestar que no. Coneixes alguna eina semblant al Trello que si que estigui en català?